[秘書]9/6 9th系學會會議紀錄
會議記錄
時間:2008/09/06下午14:00~16:00
地點:系辦旁討論室
與會人員:宜萱、禎祥、冠宇、晟佑、榮盛、文賢、尹薰、靜宜
會議內容:
一、幹部介紹
(一)總務:家瑄
(二)系刊:尹薰
(三)網路:榮盛
(四)文書:巧茹
二、名片印製訪價
單面三盒一百元，再確認各幹部意願。
三、迎新行事曆
(一)新生入宿:9/14-915
(二)入學指導:9/15下午4點~6點、9/16
(三)迎新排球:9/18(四)
(四)迎新躲避球:9/19(五)
(五)新生體檢:9/20(六)上午
(六)迎新桌球:9/24(三)
(七)迎新籃球:9/25(四)
(八)迎新宿營:9/27(六)-9/28(日)
(九)迎新壘球:10/5(日)
四、進度報告
(一)活動長
1.迎新晚會
晚會餐點方面，有問過一些店家，不過確定要訂的店家尚未確定，因此，尚未簽約，不過
近期內會完成。
2.迎新宿營
(1)泛舟方面：
有跟向上泛舟公司電話洽談過，確定和向上泛舟訂船，不過尚未付訂金和簽約，近期內會
完成簽約手續。關於雨備問題要想解決方案。
(2)住宿方面：
已經和住宿店家洽談過，且付過訂金，住宿環境也場勘過。
(3)太魯閣導覽解說方面：
有電話洽談過，預約時間是兩週前就可，加上所以各景點待的時間不一，且尚未確定，因
此，還未預約，不過近期內會完成。
(4)便當方面：
尚未與店家洽談過，會在近期內跟店家洽談，和完成簽約手續。
(5)烤肉方面：
有跟店家洽談過，不過由於細節尚未確定，因此，還未跟店家訂購食物，近期內會完成。
(6)遊覽車方面：
有跟許多店家洽談，最後確定要跟豐賓遊覽車公司簽約，目前持續有在電話保持聯絡，近
期內會完成簽約手續。要詢問遊覽車保單類型
(7)保險方面：
之前已經跟VA學姊洽談過了，等待確切人數之後，再跟學姊完成手續即可。
3.迎新茶會
餐點方面：有去學校外面的兩家麵包店訪價，跟店家也洽談過，只剩下最後的簽約動作而
已。
(二)體育長
1.史學盃
(1)初步交通方式
花蓮車站－﹥羅東車站(出站換乘遊覽車)－﹥走北宜高速公路－﹥高速公路南下至台中－
﹥中投公路至暨南大學。
(2)住宿方式
A.埔里鎮僅有四間飯店單次可容納100人以上：鎮寶、阿波羅、山王、天一。經主辦單位
接洽後，飯店願意給予的優惠如下：
鎮寶接洽後的價錢：需連住兩晚，每人每晚400元，不含早餐。
阿波羅接洽後的價錢:需連住兩晚，一人一晚400元，不含早餐。
山王接洽後的價錢：需連住兩晚，一人一晚500元，不含早餐。
天一接洽後的價錢：需連住兩晚，一人一晚350元，不含早餐。
B.訂房注意事項
a.願意讓主辦單位承包住宿的學校，每人酌收50元服務費。最晚在9/23以前回覆訂房交由
暨南大學代辦與否。
b.9/26以前完成匯款，每間學校訂金6000元，逾時不候。尾款需在住宿前兩星期：11/28
前繳清，逾時則沒收訂金，視同放棄。
c.房間的安排由我們全權分配。
d.一旦確定就無法更改，否則沒收訂金。
e.依照各校匯款順序安排飯店。(飯店順序投票：鎮寶、阿波羅、山王、天一)
(3)重要繳交資料日期
A.9月23日 代訂住宿飯店回覆截止日
B.9月26日 繳交代訂住宿飯店保證金(＄6000)截止日
C.10月10日繳交報名費(＄3000)和保證金(＄1500) 截止日
D.10月20日繳交球員經理等人員資料
2.迎新球賽
請詳見迎新活動行事曆
(三)秘書長
1.活動採訪冊
(1)目的：
A.建立完整書面活動籌備資料
B.二來將幹部經驗由口頭傳授轉為有組織性的文字。
C.使往後的系學會團隊籌備活動時能順利執行。
(2)實施方式
由秘書長為採訪冊編輯負責人，各幹部在各組各股工作完成後，開始撰寫標準化流程、經
驗心得談，最後交由秘書建立電子檔，完成該活動之採訪冊。
(四)學術長
1.系隊、系學會意願單
(1)對象：大一新生
(2)目的：調查新生性向，以便日後系隊招收新生，及系學會吸收新血，以達系
學會組員組長制之成效性。
(3)初稿日期：2008/09/08
(4)定稿日期：2008/09/10
(5)執行：2008/09/15迎新晚會發予新生，於2008/09/17開學日煩請班代收回。
2.東方小城、PTT
(1)2008/07/01宅恩改版進版畫面
(2)日後學術接任東方小城及PTT系學會版版主
五、新生入宿
(一)入宿日期:9/14-9/15
(二)工作分組
1.總巡邏:宜萱
2.巡邏組:嚴方(仰山)；榮盛(涵二)
3.志學組: 靜宜、沂臻
4.接待組: 靜芳、家瑄(仰山)；雨潔、一勤(涵二)
5.網路組：阿貴、丞億(仰山)；榮盛(涵二)
6.壯丁組：醇榆、啟煌、國倫、行健、博浩(仰山)；政賢、彥霖、律淳(涵二)
7.機動組: 晟佑、宇辰
六、期初大會
(一)年度預算會議1:9/30~10/3擇一日開
(二)年度預算會議2:10/6~10/9擇一日開
(三)班代表大會:10/15(三)
(四)期初大會:10/22(三)
七、下次開會時間
(一)時間:9/12下午兩點
(二)地點:系辦旁的研究室
備註:請未交作業的幹部盡快完成並繳交作業
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※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc)
◆ From: 118.160.201.48
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09/07 15:27, , 1F
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※ 編輯: JhenSaing 來自: 118.160.204.206 (09/11 22:55)
※ 編輯: JhenSaing 來自: 118.160.204.206 (09/11 23:31)