[重要] 活動組組長及組員注意事項(這是幹部交넠…
由於禮拜一的幹訓我主要是在解說企劃書的注意事項以及當幹部後的一些分配與調整,大
家也都累了,一時間口頭上無法交代太多細節.
雖說每屆的情況不盡相同,有一些也是以前還沒確切執行好的,
但看到台下還有同學露出疑惑的神情,所以決定再把一些注意事項整理解說一下,這樣大家
會有比較清楚的方向可以參考.(組員的話可以直接往下看組員的部分)
幹部的部分:
我在幹訓當天有提到,現在系上告活動總副召的選舉與執行已經比以前成熟,
所以可能會讓大家不太清楚活動長到底要明確做哪些工作,以下我大概列一下:
1.比所有人早兩萬步就注意各活動的時間,提醒總副召要開始動工了.
2.召集各活動第一次的討論會(與會者為總副召,各組組長以及活動組組員),
讓大家開始進入狀況並和總副召及各組組長討論了解該活動的相關事宜&方向,
還有大致人力分配與各項需求(這時可以拜託文書組調出之前的資料供參考討論,甚至是邀
請學長姐來分享諮詢),這個會完最粗略的第一版企畫書就要出來了.
3.上述會議完成後,才由總副召召集所有系上成員開會和分配工作討論細節.
(不這樣的話很可能會匆匆找一堆人開個會,但沒有明確的東西討論,很多人也不知道要幹
嘛)
4.盡量或輪流出席每個會議,確保總副召有訂好下一次開會時間且文書組都有會議紀錄，
還有開會要點名
5.審企劃書,一審再審,一定要催催催催催.且企劃書一定要確實填妥,不可以得過且過.
6.總副召越主動,活動長們監督及協助得越謹慎,大家就越輕鬆,活動就更容易辦好
7.一直講溝通是很虛幻的東西,但既然各組都選了活動長,就意味著三組在每個活動上都更
需要好好協調.
8.越早行動就越有時間討論和修改
9.不要總是分配工作給幾個熱心或熟識的人,辦活動是要讓大家感情更好,有更多機會一起
做事,只要有工作就多讓不同人嚐試,幹部有確實監督,稍微出錯也一定有辦法補救(太害羞
的就鼓勵一下,多看看每個人做事的風格和能力,以後選儲備幹部時才能有好的依據,但那
種連課都很少去上的隱藏人物就盡量不要分了,免得開天窗XD)
10.在檢討或發言時盡量不要用"我們",例如:我們覺得,我們有說...(這可能有時候不經意
常犯,但對一些比較敏感或是被點名的人而言聽到會很不舒服且有一種分你我的感覺(這是
以前小瑋老師提醒過的 剛好想到 哈))
活動組組員：
活動組是個可以很忙也可以很閒的組別。
很忙：是因為每個活動你們都幾乎要在第一線，你們可以有更多機會討論表決各個活動的
方向跟內容，但也意味著你要常常開會。
此外你們在執行的時候你們機動性就很大，
美宣和文書公關等工作方向較明確且大多是等活動有初步定案後才開始照著做，
但其他的部分就是活動組的人要先負責，
例如說各活動訂食物，選主持人，出表演，現場人員等等。
但事實上實際的人力分配及各組間互相支援還是要以該活動總副召的安排跟志願性為主。
很閒：因為人多，如果你常常不出現，就會不知道要幹嘛。
但如果你單純不想來，不是因為太忙，每次點名都不到
（其實你可以考慮告知組長然後FADE OUT）
最後,提醒不論你的身分為何,發言或分配檢討工作時一定要注意態度跟言行.大家是一家
人合作,不論是幹部或組員都沒有甚麼位階高低之分.
表情已經很嚴肅時就盡量不要再用太尖銳的言詞,
但也不要太含糊(我自己有時候就會一邊不好意思一邊講話,就會感覺很軟沒魄力,
但有時候不小心情緒一來就會越講越不清).
此外出來做事本來就很有可能讓所有人都滿意,盡力有學到經驗就好,
不要太跟自己或是其他人過不去.
ㄟ....大概就是這樣 如果有啥問題還是需要補充的再提出來這樣(個活動細部注意事項
也可請教上屆專業的總副召)
金歹勢 希望能幫上忙 哈哈哈
感謝你/妳有耐心地看完
講完了 掰掰
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