[問題] 對於每天超過200封Email的看法?

看板Salary作者 (The Best)時間9年前 (2015/05/29 12:55), 9年前編輯推噓29(30推 1噓 42→)
留言73則, 34人參與, 最新討論串1/5 (看更多)
剛報到一間貿易公司，就被公司的 email 文化給嚇到了 一個十來人的 team，每個人負責不同的客戶，也都分別有/擔任一個代理人 因客戶很多都不在當地或在國外，所以用 email 聯繫很正常 只是我一直很不能理解，每個人既然都有負責的客戶，那為何寄信要 c.c. 給全 team ? 問了要離職交接給我的老鳥，他也覺得很無奈 但好像是老闆的意思是這樣大家才知道彼此的案子近況，然後有需要時可以馬上backup 可是就我在職場幾年的經驗，還有我觀察其他老鳥的做法 很多信件根本就是連開都不會開，這樣不就等於沒有意義了嗎? 一個人對客戶的溝通，平均每天至少往來10封信 十多個人，常常一天信箱湧入一百多甚至兩百多的信件，根本就不是稀奇 而其中 90% 都是跟自己無關 .... 所以才想請問，是否這樣狂 cc 全部人的做法其實不算稀奇? 我會覺得，這樣子其實很沒有效率，因為信件一多，無關你的你連看都不會想看 或是一間重要的訊息就被埋沒在未讀信件當中，因此漏掉 之前也有待過 3 人的 team 跟 2 人的 team 3 人的 team 就是各司其職，自己的客戶就自己應對，跟其他人無關 2 人的 team 因為彼此就是代理人且工作比較重疊，所以對外的信就會全部都一起收發 每天也是上百封，一樣結果就是很多信就都放著不去看 (跟自己較無關的) 不知道大家的工作是否也相似呢? 或是有何方式可以改善這情況呢? 我覺得信件應該給當事人跟代理人收到就好，這樣就可以減少 80% 跟自己無關的信 但老鳥對此好像也覺得不妥 ... 討論一下囉!! -- ※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc), 來自: 1.170.75.162 ※ 文章網址: https://www.ptt.cc/bbs/Salary/M.1432875321.A.C65.html
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05/29 12:57, , 1F
留證據用的啊，能被包含在越多Loop裡面反而是好事...
05/29 12:57, 1F
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05/29 12:58, , 2F
做好分類其實不會造成大困擾，還有養成每封信至少簡單瀏覽
05/29 12:58, 2F
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05/29 12:58, , 3F
的習慣吧，哪天被害到都不知道就慘了...
05/29 12:58, 3F
經您這樣一說，老鳥的確也說過是為了自保 但我就想說，有文字紀錄在，若真出包，其實負責的人自己找出來信件就好 如果自己沒留，當然就是自己的責任這應該沒話說吧 當然越多人有這封信就越不怕找不到或誤刪 但我覺得值不值得因此讓大家都有收不完的信實在是可以討論的，因公司而異吧
推
05/29 13:01, , 4F
我之前的三人team是除了各自的信箱外，還有一個公用的部門
05/29 13:01, 4F
→
05/29 13:01, , 5F
信箱，對外發信時統一用該信箱。要掌握別人狀況的話就自己
05/29 13:01, 5F
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05/29 13:02, , 6F
去翻公用信箱的記錄。
05/29 13:02, 6F
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05/29 13:14, , 7F
就算簡單瀏覽，一封30-60秒，100-200分鐘就飛了，再加上真
05/29 13:14, 7F
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05/29 13:14, , 8F
的是給自己的信...還有多少時間可以做事?
05/29 13:14, 8F
沒錯，尤其在忙的時候，一堆信都不是自己的，又要去過濾，就會更急躁了
推
05/29 13:19, , 9F
推 主管還說每封信一定要看完才能下班 看到還是未讀就罵
05/29 13:19, 9F
推
05/29 13:23, , 10F
可以分類啊 這樣好找信
05/29 13:23, 10F
推
05/29 13:25, , 11F
我也對於天天那麼多信好難處理
05/29 13:25, 11F
→
05/29 13:25, , 12F
有些現在不關你的事 也cc 但就不知哪天你會用到
05/29 13:25, 12F
→
05/29 13:26, , 13F
又要回頭去信海找
05/29 13:26, 13F
→
05/29 13:27, , 14F
尤其我新人 剛接別人工作 很多事情都狀況外
05/29 13:27, 14F
推
05/29 13:50, , 15F
分類有設好就不太煩惱了，只是title大家要有共識
05/29 13:50, 15F
剛好本公司就是那種信的 title 也不完全一致的，找信的難度更高
→
05/29 14:42, , 16F
因為 CC
05/29 14:42, 16F
推
05/29 15:10, , 17F
除非公司對信件標題有明確清楚的要求 不然是相當沒效率的
05/29 15:10, 17F
推
05/29 15:24, , 18F
這是保護自己的方法
05/29 15:24, 18F
推
05/29 15:28, , 19F
推一樓。自己建立好清楚分類以後，很快+方便
05/29 15:28, 19F
噓
05/29 15:36, , 20F
感覺你第一次知道
05/29 15:36, 20F
您這樣講，我也感覺您只看我標題就噓了，科科 ~
推
05/29 16:06, , 21F
我的前公司更奇葩，每天輪班不同人收信，根本不知道處理了沒
05/29 16:06, 21F
推
05/29 16:26, , 22F
分類好就好
05/29 16:26, 22F
推
05/29 16:31, , 23F
我倒覺得這能幫助新人快上手，掌握狀況。 信cc給自己和對
05/29 16:31, 23F
→
05/29 16:31, , 24F
方的主管，是尊重也是自保
05/29 16:31, 24F
推
05/29 16:40, , 25F
你大概還沒遇過在背後衝康你的XDD 有時cc是保護自己+1
05/29 16:40, 25F
推
05/29 16:54, , 26F
保護+1
05/29 16:54, 26F
請問保護是指啥呢? 如果說要有黑紙白字，自己的案子本來就自己該留著信不是嗎? 我唯一能想到的可能，就是也許對方說了啥是錯誤的訊息，但負責人剛好不知道 有 cc 給其他人就有機會被及時糾正 但我目前遇過的人，往往最後都是不關自己的信就不會去開，效果可能很有限 而且至少信都會需要 cc 給主管及/或代理人，也是一種把關吧? 還是覺得也許真的不用全部的人都要收到信 @@'
推
05/29 17:03, , 27F
我也是那種一天沒上班就一定破百封mail的人，cc是保護
05/29 17:03, 27F
→
05/29 17:03, , 28F
自己沒錯，其實OUTLOOK設定好規則的話，信件都可以自動
05/29 17:03, 28F
→
05/29 17:03, , 29F
分類到各自的資料夾，很方便
05/29 17:03, 29F
推
05/29 17:27, , 30F
我們是用Note 好不習慣
05/29 17:27, 30F
推
05/29 17:28, , 31F
等被衝康了，就會寧可被爆信箱
05/29 17:28, 31F
推
05/29 17:29, , 32F
用OUTLOOK設定規則自動分類信件阿
05/29 17:29, 32F
推
05/29 17:46, , 33F
拖一堆人下水啊 出包了 也不怕因為少通知了誰而導致過失
05/29 17:46, 33F
是這樣沒錯，出包時可以說 "你們都有收到信阿" 但真的你是負責人，出問題了還是你自己要扛阿 @@''
推
05/29 18:41, , 34F
被衝康是什麼意思啊？如果只給一人還是會有紀錄啊。不怕
05/29 18:41, 34F
→
05/29 18:41, , 35F
說漏掉沒看到吧？
05/29 18:41, 35F
推
05/29 19:05, , 36F
自己收自己的很容易被黑啊，如果你是跟他交接的人，你哪知道
05/29 19:05, 36F
→
05/29 19:05, , 37F
對方狀況，只能他說是啥就是啥，cc給全部的人，至少一個漏掉
05/29 19:05, 37F
→
05/29 19:07, , 38F
還有其他人知道狀況可以幫忙提醒，工作是做好自己的事沒錯，
05/29 19:07, 38F
→
05/29 19:08, , 39F
但更好的是能在問題發生前就先發現問題並解決掉，不管是自己
05/29 19:08, 39F
→
05/29 19:09, , 40F
忘記或其他同事忘記的問題，可以事先互相提醒不是更好？
05/29 19:09, 40F
您說的這觀點，的確也是一個可能 也許我待過的公司的同事都比較那個吧?? 不會如樓上幾位說的衝康 ~ 但不關自己的信也幾乎不會看 ※ 編輯: HSBCiti (36.232.172.57), 05/29/2015 19:45:56
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05/29 19:34, , 41F
不是可以建立規則嗎？自動分類
05/29 19:34, 41F
→
05/29 20:00, , 42F
同意樓上，建立規則，會讓你更有效率
05/29 20:00, 42F
推
05/29 20:03, , 43F
另可搭配信件搜尋技巧讓馬上找到你要的信件喔
05/29 20:03, 43F
推
05/29 20:08, , 44F
自動分到資料夾容易錯亂 除非是智慧信箱
05/29 20:08, 44F
謝謝提醒，會再試看看這方法的
推
05/29 21:19, , 45F
CC給別人，別人有看是你人緣好，沒看是應該，至少以後你要
05/29 21:19, 45F
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05/29 21:19, , 46F
請假什麼的代理人都有需要的信件，或者你可以從同事的信
05/29 21:19, 46F
→
05/29 21:19, , 47F
件中得到一些啟發或靈感。不要抱怨信的事情，這樣作的才是
05/29 21:19, 47F
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05/29 21:19, , 48F
好公司，抱著只想作好自己的事情對其他人的工作完全沒有
05/29 21:19, 48F
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05/29 21:19, , 49F
興趣也不在乎的，極為缺乏團隊精神，這種人我還沒看過幾
05/29 21:19, 49F
→
05/29 21:19, , 50F
個能幹得下去的。
05/29 21:19, 50F
我同意您說的觀點 但是實務上，今天若您在處理您的事情，信件一直進來 然後打開都是如: A的信: xx 客戶的報價請業務端要確認，謝謝 A收到的回信: 好的，我確認好再跟你說 B的信: 那個船期確定了沒阿? 我這邊客戶壓月初一定要到貨 B收到的回信：我再問看看喔 類似這樣的信佔了你 90% 的新信件，時間久了，真的會有人一封封去看內容嗎? 我自己是會快速瀏覽一下前兩行，就我所知老鳥們的未讀信件也是上千封 也許我遇到的同事都沒有人緣好或是都缺乏團隊精神吧!
→
05/29 22:54, , 51F
以前公司是 所有人都會收到.都要你簽核的MAIL前會有*號..
05/29 22:54, 51F
→
05/29 22:54, , 52F
所以我都只看*號的 其它直接丟到暫存區.3個月定期清一次
05/29 22:54, 52F
貴公司這樣聽起來像是已經有個初步的篩選機制 看起來您也是不太會去看與您無關的信對吧?
推
05/29 23:16, , 53F
信還是會看 不重要或是不用我處理的就放旁邊
05/29 23:16, 53F
→
05/29 23:16, , 54F
我請三個小時外出回來就有100多封信根本不想看= =
05/29 23:16, 54F
這就是我覺得的正常反應 (就我自己跟待過的公司同事的經驗，不代表全部喔!) 不過我相信應該還是很多人會處理得很好吧! 版友們也給了很多寶貴意見
推
05/30 00:41, , 55F
你說的那種新信件一看就知道不是你的，一封兩秒，200封是
05/30 00:41, 55F
→
05/30 00:42, , 56F
能花多久？更何況你能同時得知其他人的業務資訊，很多都是
05/30 00:42, 56F
→
05/30 00:43, , 57F
去探聽其他業務的資料，不想知道別人的工作倒是第一次聽到
05/30 00:43, 57F
是，很多信件一看就知道是不是自己的，但還是得去過濾 也許身處的產業跟自身能力不同吧，對我來說不太可能只花兩秒就抓到對方業務資訊 事實上以我的工作內容，也的確不需要去抓，因為都是一樣的事情，只是窗口各自不同 但是我完全了解您想說的點，其實非常積極正向的，作為員工應該是要有這樣的態度才對 我也相信一定會有人能妥善處理大量郵件，您應該就是其一，所以很謝謝您的意見!
推
05/30 08:00, , 58F
最後分類反而是把不要看到的人所寄的信歸類到垃圾
05/30 08:00, 58F
→
05/30 08:00, , 59F
最後還出現在收信資料夾的就是大概可以看的
05/30 08:00, 59F
可以解讀成，大部分也只是只看與自己相關的信嗎? ※ 編輯: HSBCiti (36.232.164.118), 05/30/2015 08:59:51
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05/30 14:26, , 60F
你要問大家的看法，又要批評大家的看法?! 你既然心中已有定
05/30 14:26, 60F
→
05/30 14:29, , 61F
見，就不如別問了...
05/30 14:29, 61F
→
05/30 15:18, , 62F
樓上大大，討論就是意見的交流，請問我哪裡批評誰了？也
05/30 15:18, 62F
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05/30 15:18, , 63F
請勿將您個人看法，把「大家」拖下水，正反兩面的意見可
05/30 15:18, 63F
→
05/30 15:18, , 64F
都是有的，謝謝!
05/30 15:18, 64F
推
05/30 19:14, , 65F
看主管要求,不過真的多數會要求你cover同事業務
05/30 19:14, 65F
推
05/31 07:09, , 66F
看原po的推文內容，感覺你心中早有想法，如果無法改
05/31 07:09, 66F
→
05/31 07:09, , 67F
變這種文化，你也只能想好郵件規則，讓outlook幫你篩
05/31 07:09, 67F
→
05/31 07:09, , 68F
選了囉，但其實這種文化在某種程度上是好的，可能你
05/31 07:09, 68F
→
05/31 07:09, , 69F
還體會不到...
05/31 07:09, 69F
謝謝建議，這系列的眾版友回覆的確讓我很有收穫 以前跟目前的工作及代理人分配等情況，確實讓我還無法體會把全部人都c.c.的好處 但我相信在很多公司或工作上也許真的需要如此 而我想在此公司待下去，就是讓自己去融入這樣的文化而已，沒有其他 ^^" 謝謝建議，受益良多!
推
05/31 08:36, , 70F
Cc的用意是好的，只是人的時間和能力有限，所以Cc太多反而
05/31 08:36, 70F
→
05/31 08:36, , 71F
有害。此時應該再把team分割出小組，Cc範圍也隨之變化，這
05/31 08:36, 71F
→
05/31 08:36, , 72F
樣即可降低每人收到的Cc總數
05/31 08:36, 72F
完全同意您的看法，我想表達的意思之一正是如此 但討論下來，我相信大家的能力、做事方式、公司文化、同事衝康、做事經驗等等都不同 因為太多變數，也許有些地方真的需要如此吧! ※ 編輯: HSBCiti (111.252.9.143), 05/31/2015 10:54:23
推
05/31 15:20, , 73F
跟自己無關的信根本就是垃圾信
05/31 15:20, 73F
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